برگزاری جلسات ، مدیریت جلسات کار پیچیده ای است. تعداد زیاد جلسات درهفته باعث می شود تمام هفته کاری تان مختل شود و شما قادر به انجام کارهایتان نباشید. پیدا کردن تعادل مناسب میان مدت زمان جلسات، بهره وری و همکاری، کلیدی برای ایجاد جلسات است، که باید حتما به آن توجه نمود. این که بدانید چگونه تعداد جلسات هفتگی تان را مدیریت کنید رمز موفقیت شما در کسب و کارتان است.
وقتی جلسات به خوبی برگزارشوند، می‌توانند بسیار مولد باشند و در زمان کوتاه، به دستیافت‌های زیادی نائل شوند. در زیر، چهارده راز داشتن جلسات شدیداً مولد بیان خواهند شد.
۱٫جلسات را به موقع آغاز کنید
افرادی که به موقع در سالن کنفرانس حاضر شده اند، نباید حتی ۵ دقیقه بیشتر برای حضور فرد دیگری صبر کنند. در را بسته و جلسه را آغاز کنید. منتظر افراد بدقول ماندن، تنها باعث تقویت رفتار آنان خواهد شد. کسانی که دیر می رسند و باعث ناراحتی دیگران می شوند، دیگر این اشتباه را مرتکب نخواهند شد.
۲٫ برای جلسات کاری، اهداف خود را مشخص کنید
هدف مورد نظر خود را پیش از شروع جلسه مشخص کنید. اگر قصد دارید دستور کاری در این مورد بنویسید، بهتر است آن را به کوتاه ترین شکل ممکن بنویسید تا اهدافتان از طریق نامه ای طولانی و خسته کننده به اعضای تیم منتقل نشود.
۳٫ درجلسات ،تعداد افراد حاضر را تا حد امکان کاهش دهید
سعی کنید تعداد افراد شرکت کننده در جلسه را حداکثر به ۵ تا ۷ نفر کاهش دهید. وقتی گروه بزرگ تر شود، برخی اعضا تبدیل تماشاگر می شوند.
۴٫ جلسات را کوتاه برگزار کنید
بیشتر مواقع، زمانی که برای انجام کاری در نظر می گیرید، زمان واقعی لازم برای انجام آن است. احتمالا، بر اساس تقویم های Gmail یا Outlook، یک ساعت، زمان پیشفرض انجام کار ها محسوب می شود. سعی کنید در جلسات وقت را برای ۳۰، ۴۵ یا حتی ۱۵ دقیقه برنامه ریزی کنید. صرفه جویی در زمان، هرچند هم کوتاه، می تواند در پربار بودن روزتان موثر باشد.
۵٫ از همه افراد انتظار همکاری داشته باشید
در تمام شرکت های موفق، اگر در بحث های انجام گرفته در جلسات شرکت نکنید، دیگر دعوت نخواهید شد. فعال بودن و به اشتراک گذاشتن ایده ها امری ضروری محسوب می شود.
۶٫ پاورپوینت هایی متفاوت بسازید در جلسات کاری موفق
برای رعایت این نکات، می توانید ارائه بصری زیبا تری داشته باشید. از تصاویر، بیشتر از کلمات استفاده کنید؛ استفاده از قانون توییتر در ارائه ها کاملا منطقی به نظر می رسد، در یک اسلاید، از بیش از ۱۴۰ کاراکتر استفاده نکنید. بهتر است ارائه خود را با خلاصه از تصمیمات و قدم های بعدی به پایان ببرید.
چقدر از وقتتان در جلسات هدر می رود؟
به طور متوسط ۱۲ ساعت در هفته برای برگزاری و شرکت در جلسات زمان صرف می شود. بسیاری از این زمان با مسائلی مانند کندی اینترنت و یا بی توجهی و خواب آلودگی سایر افراد شرکت کننده در جلسه و یا چک کردن گوشی و … هدر می رود.
تقریبا از یک جلسه ۳۸ دقیقه ای، ۸ دقیقه با احوالپرسی و شوخی شروع می شود، ۱۳ دقیقه با وقفه ها و حواس پرتی ها تلف می شود و تنها ۱۷ دقیقه زمان مفید در جلسه است. حتی اتاق های جلسه هم ممکن است مشکلاتی داشته باشند. بنابراین بسیار مهم است که شرایطی از قبیل سرعت اینترنت و کیفیت اتاق جلسه قبل از برگزاری آن برای بالا بردن راندمان جلسه بررسی شود.
تعیین اهداف روشن می تواند کمک کند
در جلسات بیشتر گوش بدهید. هیچکس نمی خواهد تمام هفته از شما دستور بشنود.Alex France مدیر طراحی Bundles می گوید: “در برنامه ریزی برای جلسات، تقریبا به همان اندازه برگزاری جلسات وقت تلف می شود.”
اما شما باید اهداف تان را قبل از یرگزاری جلسه به روشنی تعیین کنید. فقط یک ایمیل که شامل دستورالعمل های مربوط به جلسه باشد می تواند همه ی کارکنان را برای یک هدف هماهنگ کند.
آیا برای بررسی فن آوری زمان داریم؟
امروزه بیشتر جلسات به طورآنلاین و حتی بیشتر از جلسات تلفنی وعادی اتفاق می افتد که این روند نسبت به گذشته تغییر قابل توجهی داشته که با وجود اینترنت امکان پذیر شده است. تماس های کنفرانسی چیز جدیدی نیستند، اما کنفرانس های ویدئویی و دیگر ابزارها، روش های جدید جلسات امروزه است.
قبل از اینکه ما جلسات مجازی یا واقعی داشته باشیم، زمان، مسئله ی مهمی است. اگر هنوز هم از کنفرانس های تلفنی استفاده می کنید دیگر وقت آن رسیده که از روش های جدید استفاده کنید. گزینه های جدیدی وجود دارد که جلسات شما را بیشتر از پیش مفید خواهد کرد.
استفاده از فناوری می تواند منجر به جلسات با استرس کمتر و بازدهی بالاتر شود. ۵۱ درصد از کارکنانی که می خواهند جلسات بهتری را برگزار کنند، تمایل دارند جلساتشان با لمس یک دکمه شروع شود، ۴۴ درصد فناوریهای جلسات بی سیم را می پسندند، ۴۴ درصد میخواهند فناوری جلسه شان به طور یکپارچه در دستگاههای مختلف باشد، و ۴۰ درصد از آنها میخواهند با همکارانشان به صورت ساده تر کنفرانسی حضوری در مکان های مختلف داشته باشند.
همکاری راهگشاست
گذشتند آن روزهایی که رئیس ها وظیفه خود را انجام می دادند و منتظر می ماندند تا شما سر پستتان حاضر شوید امروزه جلسات بیشتر در مورد هم اندیشی برای پیدا کردن چگونگی حل مشکلات به عنوان یک تیم تشکیل می شود و در نهایت هر کس در بخش پروژه ی خودش بطور جداگانه به رئیس گزارش دهد. عمده جلسات امروزی درباره ی استفاده بهتر از ابزارهایی هستند که در دسترس شما هستند.
نگه داشتن اسناد در مکانی که هرکسی در پروژه به آنها دسترسی داشته باشد، یک صرفه جویی بزرگ در زمان است. بنابراین مطمئن شوید که همه آموزش دیده اند تا از ابزارهای مشترک برای کار بر روی پروژه استفاده کنند. هنگامی که پروژه ها هموارتر می شوند، جلسات مفدی تر و مناسب تر تشکیل خواهند شد.
برگزاری جلسات در قرن ۲۱
استفاده از فناوری های جدید در جلسات می تواند جلسات راه دور را بسیار مفید تر از قبل جلوه داده و مناسب تر باشند. تخته های تعاملی، اشتراک گذاری روی صفحه و فن آوری نقشه برداری ذهن، کمک می کنند تا همه کارکنان را بطورهماهنگ در یک مسیر آینده قرار گیرند.
به اشتراک گذاری صفحه یک راه بسیار عالی است برای اطمینان از اینکه سایر همکاران در درلحظه به اطلاعات مشابهی دسترسی داشته باشند، در حالی که تخته تعاملی و نقشه برداری ذهن می تواند به تجسم آنچه در ذهن شما در طول زمان همکاری فعال است کمک کنند.
مدیریت جلسات، چیزی بیشتر از نشان دادن و گوش دادن تمام وقت است. جلسات کاری در مورد برنامه ریزی آینده بوده و همکاری ئ تعامل کاری شما را تا جایی که ممکن است موثر و کارآمد خواهد کرد. اهداف روشن را تنظیم کنید و ابزارهایتان را برای استفاده از فناوریهای نوین ارتقاء دهید، خواهید دید که معجزه خواهد شد. آیا آماده اید تا جلسات خود را در سطح بالاتر برگزار کنید؟